Elektronische facturering wordt verplicht vanaf 1 januari 2026. Neem het voortouw! -

Elektronische facturering wordt verplicht vanaf 1 januari 2026. Neem het voortouw!

Wat is elektronische facturatie ?

Laten we eerst een veelvoorkomend misverstand uit de wereld helpen: elektronische facturatie is niet simpelweg een kwestie van een factuur aanmaken in Excel of deze omzetten in een PDF. Zoals bepaald door de Belgische en Europese wetgeving maakt elektronische facturatie gebruik van specifieke formaten die een geautomatiseerde verwerking door boekhoudsoftware mogelijk maken, en ongetwijfeld ook door de bevoegde autoriteiten in het geval van toekomstige controles. Het is dus belangrijk om vanaf het begin te weten dat de invoering van elektronische facturatie ook betekent dat er specifieke software moet worden aangeschaft waarmee deze elektronische facturen kunnen worden opgesteld.

Elektronische facturatie, of e-facturatie, heeft niets te maken met de PDF-facturen die u per e-mail naar uw klanten stuurt. Ook al hebben ze hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen.

Een e-factuur is een XML-factuur in gestructureerd UBL-formaat. Dit klinkt misschien heel technisch, maar het belangrijkste is dat dit type bestand automatisch wordt herkend door de meeste boekhoudpakketten en kan worden verwerkt met een minimum aan handmatige tussenkomst, wat veel voordelen biedt.

Dit is ook omdat het een aanpassingsperiode nodig heeft en de voordelen van deze praktijk nu al kunnen worden benut.

Wat is de huidige wetgeving inzake elektronische facturatie ?

De Belgische overheid streeft naar de verplichte invoering van elektronische facturatie. Vanaf 1 januari 2026 zullen gestructureerde elektronische facturen de norm worden voor transacties tussen gereguleerde bedrijven. Het Europese PEPPOL-netwerk zal worden gebruikt voor de invoering.

Voor wie geldt deze verplichting ?

Volgens het voorontwerp zal elektronische facturering van toepassing zijn op B2B-transacties. Alle btw-plichtige leveranciers en afnemers die in België gevestigd zijn, alsook de leden van BTW-eenheden en Belgische vaste inrichtingen, zullen onder de verplichting vallen.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie ?

Facturen kunnen zeer snel aangemaakt en verstuurd worden
E-facturatie kost 75% minder dan papieren facturen
Elektronische facturen worden sneller betaald
Menselijke fouten zijn uitgesloten
Inkomende en uitgaande facturen worden onmiddellijk na ontvangst of verzending geboekt, zodat je boekhoudcijfers altijd up-to-date zijn. Dit betekent dat uw boekhouding kan worden gebruikt om de financiële gezondheid van uw bedrijf te beoordelen.

Wat heeft u nodig om elektronisch te factureren en aan deze nieuwe verplichtingen te voldoen ?

Factureringssoftware waarmee u een factuur in UBL- of XML-formaat kunt maken
Toegang tot het PEPPOL-netwerk. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Facturen worden verzonden en ontvangen via een toegangspunt dat geaccrediteerd is door het Peppol-netwerk.
PICSOO software is natuurlijk al compatibel met deze verplichtingen en voldoet aan de nieuwe standaarden !

Hier zijn de 5 goede redenen om over te stappen op elektronische facturatie.

Elektronische facturatie bespaart u tonnen papier. Minder papierwerk. Het is bijna vanzelfsprekend om te zeggen dat elektronische facturatie veel minder papier vereist. Elektronische facturatie stelt u niet alleen in staat om uw facturen digitaal aan te maken, maar ook om de verwerking ervan te automatiseren, van controle tot archivering, inclusief verzending en de verschillende goedkeuringsfasen binnen uw bedrijf. Het goede nieuws is dat er geen stapels archiefkasten meer nodig zijn om facturen bij te houden – alles wordt nu opgeslagen in een veilige Cloud omgeving. En die tijd kunt u veel beter gebruiken, op uw werk… of in uw vrije tijd !
Sneller Elektronische facturatie bespaart tijd.
Betrouwbaarder. Als software goed is geconfigureerd, vermindert het de foutmarge aanzienlijk, waardoor processen veel betrouwbaarder worden. De routering van elektronische facturen is ook veel betrouwbaarder: afscheid van facturen die onderweg zoekraken.
Elektronische facturatie is veilig. De criteria zijn streng en voldoen aan de volgende eisen: Er mag geen twijfel bestaan over de authenticiteit van de herkomst van een elektronische factuur. De integriteit van de inhoud van de elektronische factuur mag niet worden aangetast door latere wijzigingen. Omdat elektronische facturen meestal automatisch worden verwerkt, moeten de gegevens die ze bevatten zo leesbaar mogelijk zijn.
Elektronische facturatie stelt uw bedrijf in staat om de cashflow efficiënter te beheren. Elektronische facturatie, met zijn geautomatiseerde processen en de mogelijkheid om waarschuwingen te creëren, stelt u in staat om de cashflow van uw bedrijf efficiënter te beheren. Alle studies die werden uitgevoerd over elektronische facturatie komen tot dezelfde conclusie: een elektronische factuur uitschrijven kost de facto minder dan het papieren equivalent en stelt u ook in staat om de verschuldigde bedragen sneller terug te vorderen. Alles bij elkaar is het proces kosteneffectieve en zal het uw bedrijf meer liquiditeitscomfort bieden.

Hoe bereid u zich voor op elektronische facturatie ?

De overgang naar elektronische facturatie kan abrupt verlopen na goedkeuring van het Europese wetsvoorstel. Experts raden aan om vanaf 2025 te werken met factureringssoftware die facturen kan uitreiken en verzenden die voldoen aan de nieuwe criteria.

Zo kun tu de software instellen volgens uw verwachtingen en behoeften, uw klant- en artikelbestanden importeren, uw verkoopdocumenten personaliseren… Want het gebruik van software zal u hoe dan ook dagelijks tijd besparen.