La facture électronique sera obligatoire dès le 01er janvier 2026. Prenez les devants !
En quoi consiste la facturation électronique ?
Tordons tout d’abord le cou à une idée reçue : la facturation électronique n’est pas le simple fait de créer une facture dans un Excel ou de transformer celui-ci en PDF. Comme prévu par la législation belge et européenne, la facturation électronique répond à des formats spécifiques qui permettront un traitement automatisé par des logiciels comptables, mais aussi, nous n’en doutons pas, par les autorités compétentes lors d’éventuels contrôles futurs. Il est donc important de savoir d’entrée de jeu qu’adopter la facturation électronique, c’est aussi acquérir un logiciel spécifique qui permettra d’établir ces factures électroniques.
Facturer par voie électronique, ou de l’e-invoicing, n’a rien avoir avec les factures au format PDF que vous envoyez par e-mail à vos clients. Même si elles ont prouvé leur utilité, elles n’offrent pas tous les avantages des e-factures.
Une e-facture est une facture de type XML et au format UBL structuré. Cela peut sembler très technique, mais l’essentiel, c’est que ce type de fichiers est automatiquement reconnu par la plupart des progiciels comptables et peut être traité avec un minimum d’intervention manuelle, ce qui offre de nombreux avantages.
C’est aussi parce que cela demandera une période d’adaptation et que les bénéfices tirés de cette pratique peuvent être engrangés dès maintenant.
Que prévoit la législation actuelle en matière de facturation électronique ?
Le gouvernement belge poursuit l'introduction obligatoire de la facturation électronique. À partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques structurées deviendront la norme dans les transactions entre entreprises assujetties. Le réseau européen PEPPOL sera utilisé pour le déploiement.
Qui est soumis à cette obligation ?
Si l'on s'en tient à l'avant-projet, la facturation électronique s'appliquera dans le contexte B2B. Tous les fournisseurs et clients assujettis à la TVA établis en Belgique, ainsi que les membres d'unités TVA et les établissements stables belges seront soumis à l'obligation.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
- La création et l’envoi des factures sont ultra-rapides
- L’e-facturation coûte 75 % moins cher que les factures sur papier
- Les factures électroniques sont payées plus rapidement
- Les erreurs humaines sont exclues
- Les factures entrantes et sortantes sont immédiatement imputées après réception ou envoi, de sorte que vos chiffres comptables sont toujours actualisés. Votre comptabilité devient ainsi un instrument utilisable pour évaluer la santé financière de votre entreprise.
Que faut-il pour facturer électroniquement et répondre à ces nouvelles obligations ?
- Un logiciel de facturation qui vous permet de créer une facture au format UBL ou XML
- Un accès au réseau PEPPOL. Peppol est la norme internationale pour l’envoi, la réception et le traitement de factures électronique. L’envoi et la réception en tant que tels s’effectuent par le biais d’un point d’accès accrédité par le réseau Peppol.
- Bien évidemment les logiciels Picsoo sont déjà compatibles à ces obligations et répondent aux nouvelles normes !
Voici donc les 6 bonnes raisons d’adopter la facturation électronique.
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La facturation électronique vous évite des tonnes de papier. Moins de paperasse.
C’est presque enfoncer une porte ouverte que de dire que la facturation électronique nécessite bien moins de papier. En effet, la facturation électronique vous permet de créer vos factures de manière digitale, mais aussi d’en automatiser le traitement, de la vérification à l’archivage de celles-ci en passant par l’envoi ou les différentes phases d’approbation au sein de votre société. Bonne nouvelle : fini les monceaux de classeurs pour classer les factures, tout tient le plus souvent dans un cloud sécurisé. Et ce temps pourrait être bien mieux employé, dans votre travail... ou vos loisirs ! -
Plus rapide.
La facturation électronique représente un gain de temps
Plus vite la facture est émise, délivrée et traitée, plus vite elle peut être payée ! Facturer bien et relancer vite ! Envois automatiques de tous vos documents de vente y compris pour les rappels de paiement. Tout est centralisé et archivé au même endroit. Fichiers clients, articles, documents de vente…Toujours à portée de clics. -
Plus fiable
Bien paramétrés, les logiciels réduisent considérablement le taux d'erreur, rendant de ce fait les processus beaucoup plus fiables. L'acheminement des factures électroniques est également bien plus fiable : au revoir les factures qui se perdent en cours de route. -
La facturation électronique est sécurisée
Les critères sont stricts et répondent aux exigences suivantes :- L’authenticité de l’origine d’une facture électronique ne peut faire l’objet du moindre doute.
- Aucune modification ultérieure ne doit venir entacher l’intégrité du contenu de la facture électronique.
- Le traitement le plus souvent automatisé des factures électroniques leur impose d’autant plus une lisibilité des données s’y trouvent optimale.
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La facturation électronique permet une meilleure gestion des liquidités de votre entreprise.
La facturation électronique, de par des processus automatisés, mais aussi la possibilité de créer des alertes, permet de gérer plus efficacement la trésorerie de votre société.
Toutes les études effectuées sur la facturation électronique arrivent à la même conclusion : alors qu’émettre une facture électronique coûte de facto moins cher que son équivalent papier, elle permet aussi de récupérer plus rapidement les sommes dues. Au final, le procédé est plus rentable et permettra à votre activité professionnelle de bénéficier d’un confort plus élevé en termes de liquidité. -
Comment se préparer à la facturation électronique ?
Il se peut que la transition vers la facturation électronique soit brusque après l’approbation du projet de loi européen. Les experts recommandent de travailler dès 2025 avec un logiciel de facturation permettant d’émettre et d’envoyer des factures répondants aux nouveaux critères.
Cela vous permettra de déjà paramétrer le logiciel selon vos attentes et besoins, d’importer vos fichiers clients et articles, de personnaliser vos documents de vente…Car de toute manière, l’utilisation d’un logiciel vous fera gagner du temps au quotidien.
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