Bien choisir son logiciel de facturation
Choisir un logiciel représente un investissement en temps et va inévitablement changer vos habitudes de travail à court terme. Néanmoins, il est possible de préparer ce changement en toute sérénité.
Pour cela, il est nécessaire de se poser les bonnes questions et d’être vigilant sur un certain nombre de points : quelles seront les phases du « projet », quel investissement y consacrer, quelle est la meilleure période pour le faire ?
Nous vous proposons ici quelques éléments de réponses.
Avec l’arrivée de la facturation électronique, obligatoire au 01er janvier 2026, l’utilisation d’un logiciel répondant aux nouvelles normes est vivement conseillé. Les logiciels Picsoo répondent aux nouvelles exigences et sont compatibles Peppol.
Avant de faire le choix d’une solution, et comme pour tout investissement, vous devez vous être posé quelques questions préalables.
Une chek list vous permettra de définir le cadre global de votre projet.
Déterminez où, quand et comment vous voulez utiliser votre logiciel.
- Souhaitez-vous par exemple utiliser votre solution uniquement depuis votre bureau ou en aurez-vous besoin en déplacement ?
- Serez-vous amené à travailler avec depuis votre domicile ?
- Uniquement pendant les heures ouvrées ou également le week-end ?
- Voulez-vous réaliser vous-même vos sauvegardes et mises à jour logicielles ?
L’usage que vous souhaitez en faire conditionnera en effet le type de logiciel sur lequel vous orienter.
Votre organisation
- Combien d’utilisateurs au quotidien auront besoin d’accéder au logiciel?
- Si vous êtes plusieurs, aurez-vous besoin des mêmes fonctionnalités ?
- Voulez-vous tenir votre comptabilité de manière autonome de bout en bout ?
- Devez-vous échanger des informations avec votre Expert-Comptable ? À quelle fréquence ?
- Avez-vous des logiciels spécialisés qui doivent communiquer avec votre logiciel de comptabilité ?
Que vous ayez besoin d’une comptabilité autonome, d’une comptabilité intégrée à une gestion commerciale, ou encore d’une comptabilité partagée en temps réel avec votre expert-comptable… Une solution Picsoo va vous correspondre ! De nombreuses fonctionnalités complémentaires sont également disponibles au travers d’options pour vous permettre de choisir uniquement ce dont vous avez besoin !
Soyez vigilants sur les aspects légaux
Il est en effet essentiel de s’assurer que le logiciel que vous choisirez soit à jour des dernières évolutions réglementaires, et que l’éditeur choisi sera à même de le faire évoluer dans le temps et dans le respect des nouvelles obligations.
Soyez particulièrement vigilants à vous assurer de la possibilité de contrats de mise à jour ! C’est la garantie de l’éditeur qui s’engage à vous fournir une nouvelle version de votre logiciel en cas de modification réglementaire pour vous assurer d’être en règle au niveau de la loi !
Quels sont les critères fonctionnels à prendre en compte ?
- Encodage des écritures : achats/ventes/financiers. Si vous travaillez avec un module de facturation/gestion couplé, intégré, avec le logiciel de compta, tous vos tiers seront déjà encodés. Ainsi que vos factures de vente !
- Avez-vous besoin d’un OCR, reconnaissance des factures ?
- Récupération des extraits de banque
- Personnalisation du plan comptable et des taux/codes TVA
- Grâce aux encodages réalisés, éditez votre déclaration de TVA (électronique)
- Edition de tous les documents légaux obligatoires
- Edition d’autres rapports de gestion
- Assurez-vous aussi du blocage des écritures sur une période comptable clôturée
- Avez-vous des contrôles de cohérence ?
- Pouvez-vous gérer vos immobilisations ?
Avec l’arrivée de la facturation électronique, obligatoire au 01er janvier 2026, l’utilisation d’un logiciel répondant aux nouvelles normes est vivement conseillé. Les logiciels Picsoo répondent aux nouvelles exigences et sont compatibles Peppol.
Vous pouvez donc récupérer directement dans votre logiciel, les factures d’achat au format Peppol (ubl/xml). Et vos factures de vente envoyées à vos clients B2B seront-elles-aussi directement transmises via le réseau Peppol.
L’automatisation des réceptions des factures d’achat (fournisseurs) et de l’envoi de vos factures (clients) vous garantit une productivité et une efficacité accrues.
Attention, vos besoins sont susceptibles d’évoluer… Privilégiez donc une solution modulaire et personnalisable qui soit en mesure de suivre le développement de votre structure !
Quelles sont les étapes à prévoir pour un changement de logiciel ?
- Exprimer et prioriser ses besoins
- Choix de la solution et des modules
- Préparer la mise en place (fichiers, imports, paramétrages,…)
- Formations
Quelle est la durée moyenne d’un changement de logiciel ?
A partir du moment où la solution est choisie, il faut prévoir en moyenne de 2 à 4 semaines pour utiliser pleinement un nouveau logiciel de comptabilité. Dans ce délai, il y aura la récupération de fichiers provenant d’autres sources, le paramétrage personnalisé à vos besoins, et aussi la formation pour une prise en main rapide et efficace.
Y-a-t-il un moment préférable pour démarrer son changement de logiciel ?
Contrairement aux idées reçues, le début de l’année fiscale/comptable n’est pas le seul moment favorable pour changer de logiciel ! Le projet idéal tiendra en effet surtout compte des disponibilités des différents interlocuteurs impliqués dans ce changement. Le début d’un trimestre est par contre une nécessité.
Qui doit être mobilisé sur ce projet ?
Pour garantir la bonne mise en oeuvre de la solution, il faut déterminer la ou les personnes en charge du suivi du projet. Si celui-ci s’étend sur plusieurs domaines fonctionnels (comptabilité et gestion commerciale par exemple) il peut être intéressant d’impliquer un représentant spécialiste de chaque métier.
Un projet de ce type fait en général intervenir entre une et trois personnes au maximum. Il peut être également opportun d’associer des utilisateurs opérationnels au choix de l’outil pour bénéficier d’une vision « terrain ».
Conseils avant de démarrer :
- Assurez-vous de la pérennité et de la stabilité de l’éditeur. Un éditeur avec des années d’existence et des milliers de clients est un signe de confiance.
- Achetez un logiciel qui ne vous laissera pas seul. Assurez-vous de pouvoir bénéficier de services tels que les mises à jour, l’accès à un service helpdesk disponible et compétent. Un logiciel optimal, c’est bien, et avoir en plus un support client performant, c’est mieux !
- Veillez à ce qu’il soit adapté à vos besoins. Ne payez pas pour un logiciel sur-dimensionné car de trop nombreuses fonctionnalités ne seront peut-être jamais ouvertes !
- Contrôlez qu’il soit simple, intuitif et convivial. Seul, vous devez pouvoir comprendre comment l’utiliser dans ses principales fonctionnalités. Faites de la simplicité une priorité ! Demandez une version de démo limitée dans le temps afin de pouvoir le tester. Regardez les vidéos.
- Pensez aussi à la fin de la collaboration. Généralement, quand vous arrêtez votre contrat, vous n’avez plus accès au logiciel et vous ne récupérez aucune donnée (sauf si vous les avez imprimées ou exportées).
- Participez à une formation pour l’utiliser au mieux et connaître tous les trucs et astuces pour gagner du temps au quotidien.
- Optez pour un logiciel ouvert aux imports (fichiers clients, articles, et récupération des extraits de banque) et exports (Excel, PDF, UBL,…). Vérifiez aussi le nombre d’utilisateurs qui peuvent être connectés en même temps. Evidemment, il doit être compatible Peppol et répondre aux nouvelles normes de la facturation électronique.
- Prenez un logiciel qui facilite la collaboration avec votre fiduciaire. Soit avec un accès au dossier, soit simplement avec l’envoi par lot des factures au format pdf ou UBL. Collaboratif pour un co-working efficace.
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