Guide pratique pour la mise en place de la facturation électronique.
La facture électronique sera obligatoire dès le 1er janvier 2026. Anticipez !
L’essentiel à savoir en commençant par 2 rappels :
- Obligatoire à partir du 01er janvier 2026 pour toutes les factures en B2B
- La facturation électronique n’est pas le simple fait de créer une facture dans un format Excel et de la transformer en un document PDF. Le format est « normé ».
Quelles sont donc les règles à respecter pour répondre à ces nouvelles exigences ?
- Les factures électroniques devront être émises dans un format structuré, UBL3.0/XML permettant un traitement automatisé.
- L'utilisation du réseau sécurisé Peppol sera obligatoire pour envoyer et recevoir ces factures
- Cette obligation s'applique à toutes les entreprises belges assujetties à la TVA opérant en B2B, sauf exceptions spécifiques (ex. entreprises sous régime forfaitaire ou exonérées de TVA
Faites de cette obligation, une opportunité !
L’utilisation d’un logiciel de gestion a beaucoup d’avantages. Nous les avons déjà évoqués dans des articles précédents. Remettons en évidence 3 gros avantages d’utiliser un logiciel avec la facturation électronique :
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Gain de temps et d'efficacité
L’avantage qui vient immédiatement à l’esprit lorsque l’on évoque la facture électronique, c’est le gain de temps : fini l’étape du courrier, la saisie manuelle des informations, le contrôle et la relecture des documents. Place à une automatisation de la saisie et du contrôle de manière fluide. Ainsi, on estime que la facturation électronique réduirait de 75 % le temps de traitement.
Moins de tâches administratives chronophages et plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ! Notons également que la dématérialisation permet surtout de diminuer les délais de paiement et d’optimiser le traitement des impayés -
Amélioration des relations clients-fournisseurs-Fiduciaire
L’automatisation et la dématérialisation des factures facilitent grandement les échanges entre les clients et les fournisseurs. En effet, le risque d’erreur ou de perte d’un document est minimisé, et les délais d’envoi sont réduits, accélérant la circulation entre les différents services. La traçabilité de l’état de traitement des factures directement dans votre logiciel permet aussi un suivi en temps réel et une diminution des litiges : les échanges par téléphone ou par mail pour savoir si une facture a été traitée ou non deviennent anecdotiques. À la clé, la facturation électronique permet donc une meilleure communication et moins de risques de frictions ! -
Renforcement de la sécurité des processus
Les factures électroniques doivent répondre à 3 grands principes : l’authenticité (expéditeur identique à celui qui a effectué un service ou vendu un bien), l’intégrité du contenu (la facture ne peut être modifiable) et la lisibilité (le format doit être lisible par tous). Ces caractéristiques de la facturation dématérialisée garantissent une plus grande traçabilité et donc une meilleure fiabilité. C’est un moyen de sécuriser les paiements, d’éviter la dégradation des documents, et donc, de sécuriser l’ensemble du cycle de vie d’une facture.
EVALUER ET ADAPTER VOS OUTILS
Vérifiez si votre logiciel de facturation actuel est compatible avec le format Peppol et capable de générer des factures électroniques structurées.
Si nécessaire, adoptez une solution globale (administration des ventes et pré-comptabilité) ou simplement un logiciel de facturation conforme aux normes Peppol. Une liste des solutions certifiées est disponible auprès de l'administration fédérale belge :
https://efacture.belgium.be/fr
Les logiciels Picsoo sont bien repris dans cette liste.
S’INSCRIRE SUR LE RESEAU PEPPOL
Chaque entreprise devra s'enregistrer sur le réseau Peppol via un point d'accès certifié pour échanger des factures en toute sécurité (Picsoo prend en charge pour vous cette procédure).
Cette inscription permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques directement dans votre logiciel.
TESTEZ ET ANTICIPER
- Informez vos fournisseurs et clients de votre transition vers la facturation électronique.
- Demandez-leur d'adopter également le format structuré (UBL/XML) pour faciliter VOS échanges automatisés
- Commencez dès maintenant à émettre des factures électroniques via Peppol pour identifier d’éventuels problèmes techniques ou organisationnels avant l'échéance
- Effectuez éventuellement des simulations avec vos partenaires commerciaux pour garantir une transition fluide.
- Et cela vous permettra de déjà paramétrer le logiciel selon vos attentes et besoins, d’importer vos fichiers clients et articles, de personnaliser vos documents de vente…Car de toute manière, l’utilisation d’un logiciel sera obligatoire dans un délai très rapproché.
Et votre Expert-Comptable ?
Vous enverrez vos factures de vente (et éventuellement aussi les factures d’achat) dans la plateforme utilisée par votre Fiduciaire.
La compatibilité est assurée. Vos documents seront directement intégrés dans leurs logiciels comptables. En choisissant vous-même votre propre logiciel de facturation, vous êtes sûr qu’il répondra à vos besoins spécifiques, à votre activité et surtout à votre budget.
Picsoo est donc Peppol ready… et easy !
Bien sûr, si vous avez des questions, vous pouvez toujours nous contacter . Nous nous ferons un plaisir de vous aider à lancer la facturation électronique dans votre société.
