Un logiciel de facturation et de gestion : pour qui, pourquoi ?
Picsoo
11 mai 2022Aucun texte législatif n’oblige expressément les entreprises ou les indépendants à se doter d’un tel logiciel.
Cela étant, les logiciels de facturation se sont progressivement imposés sur le marché en raison de leur aspect pratique. Listons-les !
7 bonnes raisons pour gagner du temps tous les jours et prendre les bonnes décisions au bon moment :
1. Centralisation des données. L’avantage premier d’un logiciel de gestion adapté à l’activité de l’indépendant et dirigeant d’une petite entreprise est la centralisation des données au même endroit. Ainsi vos données clients et articles par exemple sont toujours à jour. Vous avez la liste des devis et factures sans devoir chercher. Et vos fichiers sont complets. Cette centralisation permet au dirigeant de mieux connaître ses clients grâce à une base de données enrichie. Il peut ainsi savoir ce qu’ils achètent le plus souvent et à quelle fréquence, les prix pratiqués avec remises ou non,…
2. Accessibilité maximale. Plus de problème de configuration du matériel. Un logiciel 100 % cloud est donc multi-device : Mac, PC, tablette smartphone. Et surtout vous y avez accès n’importe où, n’importe quand.
3. Les données sont sécurisées. Devis, factures, comptabilité, fichiers clients, fichiers articles, …ne se perdent plus en cas de vol de pc ou autre crash de disque dur. Plus de documents égarés, non plus.
Pas besoin de faire des sauvegardes. Tout est fait par nos soins. Et les mises à jour du logiciel sont continues et ne doivent plus être installées. Vous travaillez toujours dans la dernière version.
4. Tâches automatisées. Gagner du temps au quotidien en évitant les erreurs. Vos clients et articles sont déjà enregistrés ? Vous allez donc sortir directement vos devis, bons de commande, factures. La numérotation est automatique aussi. Plus de risques de doublons, trous ou erreurs de chronologie. Le calcul de la TVA est simplifié aussi. Il vous suffit de choisir le bon taux !
5. Communication rapide. Vos documents réalisés, vous les envoyez directement par mail au format pdf. Évidemment, vous pouvez aussi toujours les imprimer pour les envoyer par courrier normal.
6. Collaboration avec votre Fiduciaire. En fin de mois, vous envoyez votre lot de factures à votre Fiduciaire. Soit au format pdf, soit au format UBL, soit encore au format de son logiciel. Et si vous le voulez, nous offrons une connexion gratuite à votre fiduciaire.
7. Vos documents commerciaux. De nombreux modèles existent et peuvent être en plus personnalisés. Vous pouvez donc facturer directement en utilisant un modèle prêt à l’emploi. Comme vous aurez mis dans les paramètres de votre dossier, votre logo et autres coordonnées, vos clients vous reconnaîtront ! Besoin d’un modèle particulier ? La personnalisation est possible !
Tous ces aspects pratiques vont vous faire gagner du temps. Tous les jours !
- Éditer des devis et factures personnalisés comportant tous les renseignements obligatoires
- Suivre les factures en attente, payées et impayées, et gérer ainsi facilement et automatiquement les relances
- Vous retrouvez directement vos anciens devis et factures
- Convertir les devis en factures sans avoir à entrer toutes les données une seconde fois
- Gérer la base de données des clients : toutes les coordonnées et commandes à portée de clic
- Pouvoir récupérer les données en cas de panne/vol/…
- Envoi automatique par mail des documents
- Envoyer votre comptabilité à votre fiduciaire
Tous ces paramètres permettent au dirigeant de gagner un temps précieux. Il peut ainsi s’adonner pleinement à son cœur de métier tout en étant à jour avec « ses papiers » !
Prenez la bonne décision au bon moment !
Vous allez visualiser vos chiffres clé en un coup d’œil. Tableaux de bord, récapitulatifs des entrées et sorties, devis en attente, factures impayées, trésorerie,…Il suffit de quelques clics pour avoir toute cette information à portée de main. Ces indicateurs sont majoritairement prédéfinis et peuvent être modifiés ou classés suivant vos attentes et vos besoins.
Ces rapports et autres statistiques vous permettent d’avoir une vue globale et très précise de votre situation financière et commerciale ! Et donc vous aurez une meilleure analyse.
Prenons 2 exemples : suivi des stocks et rappels de paiement
Trop de stock = trop d’immobilisé ! Mauvais pour l’espace de stockage mais surtout pour votre trésorerie. Et si vous n’avez pas assez de stock, vous aurez une perte financière car votre client potentiel ira peut-être à la concurrence. Un logiciel vous permet de mettre une alerte quand le stock minimum est atteint. Vous pouvez donc anticiper et même automatiser vos réapprovisionnements. Et vous limitez ainsi aussi l’immobilisation d’une partie de votre trésorerie.
Pour être payé rapidement, encore faut-il envoyer ses factures rapidement. Déjà, habituellement, vous devez vous accommoder de trop nombreux retards de paiement, et peut-être qu’avec la crise, la situation a empiré. Ne passez plus des heures à faire « ces papiers ». Vous y gaspillez une énergie précieuse qui pourrait être utilisée de manière bien plus productive. Votre logiciel permet d’envoyer automatiquement les rappels de paiement selon les délais que vous voulez !
Plusieurs scénarios qui devraient vous inspirer pour vous équiper :
- Vous avez trop de factures impayées
- Vous travaillez sans logiciel, ou avec Excel ou Word
- Votre logiciel actuel est dépassé
- Vous voulez avoir rapidement une situation comptable à jour
- Vous êtes mobile, entre bureau-magasin-atelier, déplacements et domicile
- Vous voulez travailler à plusieurs dans le logiciel
- Vous voulez intégrer votre fiduciaire dans la boucle
Vous êtes déjà équipé ? Pourquoi changer de logiciel de facturation ?
Que vous soyez dirigeant d’une petite entreprise ou travailleur indépendant, votre activité évolue au fil du temps. Les outils que vous utilisiez au début de votre activité ne sont peut-être plus tout à fait adaptés. Posez-vous la question : votre solution de facturation répond-elle encore à vos besoins ? Notamment pour la mobilité : disponible à tout moment, et partout où vous êtes (au bureau, à la maison, dans votre atelier, en déplacement, chez vos clients,…) ?
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