Om met evenveel efficiëntie op afstand te kunnen werken, moet u uw organisatie- en managementmethode in vraag stellen. Het is mogelijk om zonder kantoor te werken, zoals in dit bedrijf dat een online organisatie en een “virtueel” management heeft opgezet.
Werken zonder kantoor is goed voor de zaken:
De oprichters van dit vertaalbureau hebben besloten om vanaf het begin geen kantoor te hebben. Dit was in het begin logisch voor een klein bedrijf dat via het internet werkt. Vandaag de dag heeft Alconost wereldwijd meer dan 600 mensen in dienst, een gevarieerde staf van vertalers, marketeers, reclame-experts, verkopers, redacteuren, regionale managers en videoproductie-professionals. Ondanks de groei hebben zij met de juiste organisatie een consistent winstgevende keuze gemaakt. Geen kantoor hebben is goed voor hun bedrijf: klanten over de hele wereld schrijven vaak naar managers buiten de lokale werktijden. Door dit tijdsverschil zou een gewoon bedrijf er dagen over doen om met deze klanten op afstand te communiceren en hun probleem op te lossen. Met deze wereldwijde online organisatie werken ze anders, klanten waarderen de snelle reacties en zijn tevreden. Zij streven ernaar alle vragen van klanten in minder dan een uur te beantwoorden, wat zij met vaste kantooruren niet met dezelfde reactiesnelheid zouden kunnen bereiken.
Het werk toevertrouwen aan verantwoordelijke mensen, zonder controle :
De formule voor succes is het werk aan goede mensen te geven, hen hun eigen tijd en schema te laten beheren, en weinig autoriteit toe te passen. Op afstand werken werkt goed, zolang je het werk maar gedaan krijgt. Het maakt Alconost niet uit hoe lang het duurt. Waar het om gaat is dat het probleem wordt opgelost, het proces in gang wordt gezet, het project snel wordt afgerond, en andere medewerkers niet blijven wachten omdat sommigen te laat zijn.
Zij vullen geen urenbriefjes in, achter een medewerker met een stopwatch en een agenda zitten is contraproductief voor hen en voor het bedrijf. Of hij goed of slecht werkt, zien zij aan de verrichte taken en de tevredenheid van de klanten. Zij hechten waarde aan de resultaten, niet aan het proces dat tot die resultaten heeft geleid. Ondernemerschap is hun roeping, geen controle.
Kies uitstekende medewerkers:
Het belangrijkste is om uitstekende werknemers te hebben. Zonder hen werkt niets. Wie acht uur lang achter een bureau zit zonder zich om zijn werk te bekommeren, zal niet lang in een dergelijke organisatie blijven. Als hij alleen werkt om geld te verdienen, hoort hij daar ook niet thuis.
Hoe identificeer je uitmuntendheid? Door middel van intensieve interviews vol professionele en persoonlijke vragen – online werkend vanuit huis – om een psychologisch portret met hoge resolutie van de kandidaat te verkrijgen.
Zijn lange en grondige interviews door de kandidaten te laten reageren op de beperkingen van deze online job, alleen maar verbonden met een team, vanuit zijn huis, laten toe onmiddellijk te bepalen of een persoon geschikt is. Wanneer sommige mensen hun motivatie verliezen en beginnen af te drijven, stellen zij alles in het werk om de reden voor deze mentaliteitsverandering te begrijpen, hen te helpen weer op het goede spoor te komen en hen te motiveren. Als ze dat niet kunnen doen, is scheiden het laatste redmiddel.
Sta "virtueel" aan de zijde van de werknemers om hen te motiveren
Motivatie is belangrijk, vooral voor wie van thuis uit werkt. Wanneer je niet naast je baas, een collega of ondergeschikten zit, vergeet je gemakkelijk dat je deel uitmaakt van een team, in een bedrijf dat zijn eigen cultuur heeft. Zelfs een bedrijf dat online werkt heeft een cultuur, in dit geval klantenservice, de wens om een stap voor te zijn, en het vermogen om te anticiperen op vragen van klanten. Managers vragen werknemers een artikel te schrijven voor een mediakanaal of deel te nemen aan een conferentie. De voorbereiding van een tekst dompelt hen onder in een onderwerp dat ze onder de knie hebben en geeft hen het gevoel deel uit te maken van iets groots.
Op de een of andere manier moeten managers proactief zijn en ervoor zorgen dat werknemers gemotiveerd blijven en zich sociaal nuttig voelen. Als zij dat doen, zullen zij, ondanks hun eenzaamheid en afgelegenheid, in een gezelschap blijven waartoe zij behoren. In voortdurend contact met hen, verbonden met de rest van de organisatie, worden zij geprezen voor een goed uitgevoerde taak, en wanneer het beter had gekund, bekritiseren zij het werk en niet de persoon. Het belangrijkste is met hen in contact te blijven en “virtueel” aan hun zijde te staan om hen te helpen hun motivatie te behouden.
Gebruik hulpmiddelen die bundelen
Zij hebben processen en mechanismen ontworpen om telewerken even efficiënt en naadloos te laten verlopen als wanneer het door een collega in een kantoor in de buurt zou worden gedaan. Voor grote projecten met veel vertalers werkt het via een cloud-gebaseerd platform. De communicatie verloopt via e-mail, Skype of Google Hangouts, waarmee schermen kunnen worden gedeeld in virtuele groepsconferenties. Alle documenten en bestanden worden opgeslagen op Google Drive en zijn toegankelijk vanaf elk apparaat. Een interne wiki centraliseert en systematiseert kennis, regels, verwijzingen en procedures in regelmatig bijgewerkte artikelen, zodat nieuwe werknemers zich hun werk snel eigen kunnen maken.
Door routinetaken te automatiseren en bedrijfsprocessen te vereenvoudigen wordt tijd bespaard, is minder personeel nodig en komen middelen vrij voor creatievere taken. Door deze hulpmiddelen onder de knie te krijgen kan iedereen altijd en overal werken.
Hoe dan ook, managers moeten proactief zijn en werknemers gemotiveerd houden om zich sociaal nuttig te voelen. Als zij dat doen, zullen zij, ondanks hun eenzaamheid en afgelegenheid, in een gezelschap blijven waartoe zij behoren. In voortdurend contact met hen, verbonden met de rest van de organisatie, worden zij geprezen voor een goed uitgevoerde taak, en wanneer het beter had gekund bekritiseren zij het werk en niet de persoon. Het belangrijkste is met hen in contact te blijven en “virtueel” aan hun zijde te staan om hen te helpen hun motivatie te behouden.
3 tips voor wie zonder kantoor werkt
- Maak een kalender: sta elke dag op hetzelfde tijdstip op en bepaal uw meest productieve momenten van de dag
- Richt uw werkruimte in: u kunt niet productief zijn in een tweekamerappartement met schreeuwende kinderen, u hebt uw eigen ruimte nodig die duidelijk gescheiden is van uw privéruimte.
- Persoonlijke tijd en werktijd goed beheren: als je van je werk houdt, doet tijd er niet toe, je kiest je tijd, de duur en de intensiteit ervan.
Contact
Kantoorpark Waterloo
161, dreef Richelle – gebouw M
1410 Waterloo
02 737 95 90
