Dit is een punt van zorg dat altijd al heeft bestaan, maar de galopperende inflatie van de laatste maanden heeft de zaak er niet beter op gemaakt!
Of we er nu rechtstreeks door worden getroffen of niet, het is duidelijk dat de Covid-crisis, gevolgd door de oorlog in Oekraïne en een tekort aan bepaalde grondstoffen/producten/componenten, het financiële evenwicht van bedrijven onvermijdelijk zal verstoren. Het kan daarom nuttig zijn enkele basisbegrippen in herinnering te brengen om, indien nodig, het ergste te voorkomen.
Bepaal precies hoe u uw rekeningen wilt betalen:
Als u wilt omgaan met klanten die onbeschaamd zijn in het niet op tijd betalen, is het belangrijk om duidelijke spelregels op te stellen. Het eerste is het bepalen van uw factureringsritme: één keer per maand of aan het eind van elke opdracht, aan u de keuze. Maar blijf erbij. Zo bepaalt u ook de betalingstermijnen voor uw facturen en vermeldt u dit duidelijk op het document! Het is ook mogelijk om een waarborgsom te voorzien. Dit zal het mogelijk maken, indien nodig, de schade te beperken indien de klant het saldo van de factuur niet wenst te betalen. Kies dus voor software waarmee u facturen op rekening en terugkerende facturen (abonnementen) kunt opstellen en waarmee u de vervaldatum kunt invoeren.
Schrijf officiële documenten die geen ruimte voor twijfel laten
Moet ik u eraan herinneren dat het de voorwaarden op uw facturen zijn die u, indien nodig, in staat zullen stellen op te treden tegen overtreders en het verschuldigde bedrag te innen. Vergeet niet om naast de verplichte informatie ook de regelingen in geval van niet-betaling te vermelden. Dit is belangrijk omdat, indien de rechter moet worden ingeschakeld, het vaak deze algemene voorwaarden zijn die u in staat zullen stellen uw rechten te doen gelden.
Factureer snel, en volg snel op!
Factureren? Het levensbloed van elke zaak!
Zoals uw accountant u waarschijnlijk heeft verteld, is een bedrijf dat niet of te laat kan factureren een bedrijf in gevaar. Het is dan ook een essentieel onderdeel van de managementprestaties van een onderneming. En dit geldt ongeacht de grootte. Het is belangrijk dat facturen (en ramingen) snel en betrouwbaar kunnen worden opgesteld. En vooral om te zorgen voor follow-up (betalingsherinneringen).
Wat op papier vanzelfsprekend lijkt, is dat in de praktijk niet altijd. Hoe vaak hebt u niet gewacht op een raming of een factuur?
Wiens schuld is dat? In hoofdzaak de moeilijkheid om snel offertes en facturen op te stellen en vooral om de verschillende stadia te traceren: offertes, bestelbonnen, facturen, betalingen, enz.
De follow-up van offertes en facturen zijn echter twee essentiële stappen om de groei van de omzet van de onderneming, maar ook de soliditeit van haar cashflow te verzekeren.
Veel bedrijven gebruiken nog steeds kantoormiddelen om hun facturen en ramingen op te stellen.
Dit houdt in dat spreadsheets moeten worden opgesteld om hun activiteiten te volgen en dat men met 45 grote moeilijkheden wordt geconfronteerd:
- De lijsten en andere gegevensbestanden (klanten, leveranciers, artikelen, enz.) worden niet in real time bijgewerkt
- Veel manuele codering (datum, factuurnummer, BTW, enz.) zonder controle
- Ze zijn niet ontworpen voor collaboratief werk (e-mails stapelen zich op)
- Ze zijn zeer zelden mobiel bereikbaar
- Het is niet gemakkelijk om automatische betalingsherinneringen te maken.
Beheeroplossingen die goed zijn voor uw facturatie (en uw omzet!)
Met een factureringssoftware kunt u een basis van klanten en artikelen hebben en deze elementen gemakkelijk met elkaar in verband brengen om uw factuur op te stellen. In een paar klikken zijn uw documenten gemaakt en vooral kunt u ze volgen.
Verrijk deze documenten met de vervaldatum en de algemene basisvoorwaarden!
En door uw bank te koppelen, worden ook uw betalingsherinneringen volledig geautomatiseerd!
Uiteindelijk bespaart u tijd (en geld). Uw reactievermogen zal zich altijd uitbetalen!
Hoe eerder u een offerte stuurt, hoe eerder deze wordt geaccepteerd! Hetzelfde geldt voor onbetaalde facturen… u moet er werk van maken voordat de factuur vergeten is. Mail, brieven of zelfs geautomatiseerde SMS zullen u kostbare tijd besparen. Met de Picsoo-softwaresuite kunt u al deze punten beheren.
In elk geval zal uw klantenrelatie worden versterkt. Deze lijst is uiteraard verre van volledig en de huidige situatie is zo vreemd en ingewikkeld dat wij ons niet tot dergelijke eenvoudige methodologieën kunnen beperken. Maar elk element na elkaar zal helpen de schade te beperken!
Contact
Kantoorpark Waterloo
161, dreef Richelle – gebouw M
1410 Waterloo
02 737 95 90
